Reparatur Protokoll Vorlage

Ohne klare Struktur landen Reparaturaufträge schnell in E‑Mails, Zetteln oder Kopflisten – und damit gehen Informationen, Zeit und Geld verloren. Die Reparatur Protokoll Vorlage bündelt jeden Auftrag sauber in 11 Feldern (inkl. Seriennummer und Status) und macht ihn auswertbar. So sehen Sie auf einen Blick Gerät, Fehlerbild, erledigte Arbeiten, zuständigen Techniker, Arbeitszeit, Materialkosten und Fortschritt. Für Service‑ und Instandhaltungsleiter bedeutet das: weniger Nachfragen, weniger Medienbrüche, mehr Steuerbarkeit.

Der Effekt zeigt sich sofort im Tagesgeschäft und am Monatsende: Filter und Statusfarben beschleunigen die Bearbeitung; Summen, Top‑5‑Techniker und Monatskosten liefern belastbare Kennzahlen für Entscheidungen – ohne zusätzliches Tool.

• Saubere Dokumentation je Auftrag mit 11 Feldern inkl. Seriennummer und Status
• Schneller Überblick durch AutoFilter, Fixierung ab Zeile 4 und farbige Statusmarkierung
• Kostentransparenz: Summe Materialkosten je Liste; Monats‑Gesamt- und Durchschnittskosten
• Leistungssteuerung: Top 5 Techniker nach Stunden inkl. Auftragsanzahl
• Fortschritt im Blick: Zählung „Abgeschlossen“ vs. „In Bearbeitung“
• Planungssicherheit: Arbeitskosten per zentralem Stundensatz (z. B. 85,00 €/Std.)

Die Vorlage besteht aus drei Tabs, ist durchgängig formatiert (Datum, Stunden 0,0; Währung €), mit AutoFilter und Fixierung ab Zeile 4. Die Statuswerte sind farblich markiert (z. B. Grün = Abgeschlossen, Gelb = In Bearbeitung).

• Reparaturprotokoll – Erfassung aller Aufträge. Felder: Auftragsnummer, Datum, Gerät/Anlage, Hersteller/Modell, Seriennummer, Fehlerbeschreibung, durchgeführte Arbeiten, Techniker, Arbeitszeit (Std.), Materialkosten (€), Status.
• Auswertung – Status‑Übersicht (ZÄHLENWENN für Abgeschlossen/Offen), Top‑5‑Techniker nach Stunden inkl. Auftragsanzahl, Kreis‑ und Balkendiagramm.
• Kostenübersicht – Monatsauswertung: Anzahl Reparaturen, Material‑, Arbeits‑ und Gesamtkosten; Gesamtsummen und Durchschnitt je Reparatur. Stundensatz ist zentral hinterlegt.

Automationen im Hintergrund:

• Automatische Summierung der Materialkosten pro Liste.
• Statuszählung per ZÄHLENWENN (abgeschlossen/offen).
• Techniker‑Aggregationen (Stunden + Auftragsanzahl) für die Top‑5 werden vorbefüllt.
• Monatliche Gesamtkosten = Material + Arbeitskosten (Arbeitskosten = Summe Stunden × Stundensatz).
• Durchschnittskosten pro Reparatur = Gesamtkosten gesamt / Reparaturen gesamt.

1. Stundensatz festlegen: Öffnen Sie „Kostenübersicht“ und tragen Sie den zentralen Satz ein (z. B. 85,00 €/Std.).
2. Liste vorbereiten: In „Reparaturprotokoll“ prüfen Sie AutoFilter und Fixierung ab Zeile 4. Statusfarben sind vordefiniert.
3. Erste Aufträge erfassen: Füllen Sie die 11 Felder aus. Nutzen Sie klare Auftragsnummern (z. B. REP‑2025‑001) und präzise Fehlerbeschreibungen.
4. Arbeitszeit & Materialkosten: Stunden mit einer Nachkommastelle (0,0) eintragen; Materialkosten in € (netto oder brutto – konsequent bleiben).
5. Status pflegen: Nach Abschluss auf „Abgeschlossen“ setzen – die Zeile färbt sich automatisch und zählt in der Auswertung.
6. Auswertung prüfen: Öffnen Sie „Auswertung“ für Statusquoten, Top‑5‑Techniker und Diagramme. Keine Eingaben nötig.
7. Monatsabschluss: In „Kostenübersicht“ sehen Sie Anzahl, Material‑, Arbeits‑ und Gesamtkosten pro Monat sowie Durchschnittskosten je Reparatur.
8. Filtern & Suchen: Nach Gerät, Techniker oder Status filtern; Zeilen kopieren, wenn Folgearbeiten anfallen.

Warnhinweis: Löschen oder überschreiben Sie keine Zellen mit Formeln (grau markiert). Fügen Sie keine Zeilen oberhalb der Überschrift (Zeile 4) ein – sonst brechen Bezüge.

Tipp: Einheitliche Techniker‑Namen verwenden (z. B. per Datenüberprüfung/Liste), damit Aggregationen und Top‑5 korrekt greifen.

Excel punktet mit schneller Einführung, hoher Flexibilität, Offline‑Fähigkeit und vertrauter Bedienung. Filter, Fixierung und vorgefertigte Auswertungen liefern sofort Zahlen zu Status, Technikerleistung und Kosten – ohne Zusatzkosten.

Google Sheets/Excel Online bieten einfache Mehrbenutzer‑Bearbeitung und mobile Nutzung, sind aber bei sehr großen Datenmengen langsamer und abhängig von stabiler Internetverbindung.

CMMS/ERP‑Service‑Module (z. B. Instandhaltungs‑Systeme) liefern tiefe Funktionen wie Ersatzteil‑Bestände, Wartungspläne, SLA‑Tracking, Rollen/Rechte und Audit‑Trails. Dafür sind Einführung, Lizenzen und Anpassungen aufwendiger.

Grenzen von Excel: gleichzeitige Bearbeitung ohne saubere Dateiablage, eingeschränkte Rechteverwaltung, kein integriertes Ticketing/Eskalation, Medienanhänge nur indirekt.

Empfehlung: Bis ca. 300–800 Reparaturen/Jahr und 5–10 Techniker ist die Excel‑Vorlage effizient. Wächst das Volumen, steigen Compliance‑Anforderungen oder benötigen Sie Ersatzteil‑Logistik und Wartungspläne, evaluieren Sie ein CMMS. Für Teamarbeit ohne Server: Excel in OneDrive/SharePoint oder Google Sheets gemeinsam nutzen.

In einer Elektrowerkstatt verschwanden plötzlich „abgeschlossene“ Aufträge aus der Monatsansicht. Ursache: ein Mitarbeiter änderte die Datumsformate; die Monatsaggregation ordnete Einträge falsch zu. Seitdem sind Formatzellen gesperrt – Problem gelöst.

• Häufige Fehler
• Uneinheitliche Techniker‑Namen („M. Schulz“ vs. „Max Schulz“) verfälschen Top‑5 und Auftragsanzahl.
• Gemischte Zahlenformate (1,5 Std. vs. 1:30 als Zeit) führen zu falschen Arbeitskosten.
• Status nicht gepflegt – „In Bearbeitung“ bleibt stehen, Auswertung zeigt zu wenig Abschlüsse.

• Profi‑Tipps
• Sichern Sie Formate: Stunden auf 0,0; Währung auf €; Datumsformat fix. Tastenkombi: Strg+Shift+L schaltet den AutoFilter ein/aus.
• Datenkonsistenz per Datenüberprüfung (Dropdowns für Techniker, Status). So greifen ZÄHLENWENN‑Auswertungen zuverlässig.
• Serialisierung nutzen: Auftragsnummern mit Jahr und Laufnummer (z. B. REP‑2025‑023) erleichtern Suche und Quartalsberichte.

Kleiner Zusatznutzen: Hinterlegen Sie im Kopfbereich einen Hinweis auf den aktuellen Stundensatz (z. B. 85,00 €/Std.). So erkennen Teams sofort, wie Arbeitszeit die Gesamtkosten beeinflusst – und vermeiden Nachkalkulations‑Überraschungen.