Rezepte Verwalten Excel

Rohstoffpreise schwanken, Allergenangaben müssen sitzen, und die Marge entscheidet über den Tagesabschluss. Gerade in Bäckereien, Cafés und Gastronomie wird Kalkulation oft „nebenbei“ gemacht – mit unterschiedlichen Listen, Schätzungen und Einheitenmix. Folge: unklare Wareneinsatzquote, Streuung im Verkaufspreis und keine belastbaren Deckungsbeiträge.

Diese Excel-Vorlage bündelt Zutaten- und Rezeptdaten zentral und rechnet automatisch Kosten, Wareneinsatz und Deckungsbeitrag je Einheit. Einheiten werden sicher umgerechnet (kg/g, l/ml), VK netto→brutto läuft über 7 %/19 % USt., und eine Ampel bewertet die Wareneinsatzquote: <20 % sehr gut, 20–30 % ok, >30 % zu hoch. So standardisieren Sie Rezepte und begründen Preise mit Zahlen – nicht aus dem Bauch. ✅

• Eine Quelle für Preise: Zutatenstamm (ID, Lieferant, Allergene, USt.).
• Kosten je Position und Rezept automatisch; DB je Einheit auf Knopfdruck.
• Ausbeute steuert Kosten pro Stück/Portion realistisch (z. B. 80 % bei Gebäck).
• Datengültigkeit, Filter, Fixierung: weniger Tippfehler, schnelleres Arbeiten.
• Praxisnutzen: 30–60 Min. weniger Kalkulationsaufwand pro Rezept; Preisanpassungen in Minuten statt Stunden.

Die Datei umfasst drei klar getrennte Arbeitsblätter – mit Formeln und Validierungen, die typische Kalkulationsfehler verhindern.

• Zutaten – Stammdaten mit ID, Bezeichnung, Lieferant, Kategorie, Preis je Einheit, Preiseinheit (kg, g, l, ml), Allergene, USt. (7 %/19 %), Notiz. Dropdowns und Filter sorgen für Konsistenz; Kopfzeilen sind fixiert.
• Rezeptpositionen – Zeilenweise Mengeneingabe pro Rezept. Zutatenname, Preiseinheit und Preis werden via SVERWEIS (auf Basis der Zutaten-ID) automatisch übernommen. Ein Umrechnungsfaktor gleicht Mengen- und Preiseinheit ab (kg↔g, l↔ml). Positionskosten = Menge × Preis × Faktor, gerundet auf 0,01 €.
• Rezepte & Kalkulation – Ausbeute (z. B. 2.400 g Teig → 40 Brötchen à 60 g), Verkaufseinheit, VK netto und brutto (per USt.-Satz), Wareneinsatz gesamt/je Einheit, Deckungsbeitrag je Einheit und Wareneinsatz-% mit Ampel („sehr gut/ok/zu hoch“). Ein kleines Diagramm visualisiert Kosten, VK und DB.

Automationen im Hintergrund: SUMMEWENN summiert den Wareneinsatz je Rezept, die Ausbeute teilt die Gesamtkosten auf die Stückzahl, VK brutto wird aus VK netto und USt.-Satz berechnet. Dropdowns für Einheiten und USt. minimieren Fehleingaben, Autofilter und fixierte Kopfzeilen beschleunigen die Pflege.

1. Zutatenstamm anlegen: Pro Zutat eine ID vergeben, Preise inkl. Preiseinheit (z. B. 2,40 €/kg Mehl 550), USt., Allergene, Lieferant. Tabelle als Excel-Tabelle formatieren.
2. Rezept beginnen: Im Blatt „Rezeptpositionen“ die Rezept-ID/-Bezeichnung setzen. Zutaten-ID auswählen – Name, Preiseinheit und Preis kommen per SVERWEIS.
3. Mengen eingeben: Menge und Mengeneinheit je Position erfassen (z. B. 1.800 g Mehl, 36 g Hefe, 28 g Salz). Der Umrechnungsfaktor (kg↔g, l↔ml) greift automatisch; Positionskosten werden auf 0,01 € gerundet.
4. Ausbeute definieren: Im Blatt „Rezepte & Kalkulation“ die resultierende Stückzahl/Portionen eintragen (z. B. 40 Brötchen). Die Vorlage teilt Gesamtkosten durch Ausbeute → Kosten je Einheit.
5. VK festlegen: VK netto je Einheit setzen; VK brutto wird anhand 7 %/19 % USt. berechnet.
6. Ergebnis prüfen: Ampel der Wareneinsatzquote (<20 %/20–30 %/>30 %) und Deckungsbeitrag je Einheit bewerten. Bei Bedarf Mengen, Ausbeute oder VK anpassen.
7. Report: Diagramm und Kennzahlen exportieren oder drucken – ideal für Team-Briefings.

⚠️ Warnhinweis: Mischen Sie Einheiten nicht willkürlich (ml statt l, g statt kg). Falsche USt.-Sätze (7 % vs. 19 %) verfälschen den VK brutto.

💡 Tipp: Nutzen Sie Filter im Zutatenblatt für schnelle Preisupdates und frieren Sie Kopfzeilen ein – so behalten Sie bei langen Rezepten den Überblick.

Excel punktet mit niedrigen Kosten, Offline-Verfügbarkeit, Anpassbarkeit (Formeln, Felder) und schneller Einführung. Für Betriebe mit bis zu ca. 300 Rezepten und 1–3 Nutzenden ist die Vorlage effizient: Preise aktualisieren, Rezepte kalkulieren, DB und Wareneinsatzquote im Blick.

Grenzen: Mehrbenutzerbetrieb mit gleichzeitigen Änderungen, Versionierung/Audit-Trail, automatische Lieferantenpreis-Imports, Nährwert-/HACCP-Dokumentation und detaillierte Allergenketten sind nur begrenzt abbildbar. Bei wöchentlichen Preiswellen und mehreren Filialen steigt der Pflegeaufwand; Fehlerquellen nehmen zu.

Alternativen (Rezeptur-/Warenwirtschaftssoftware) bieten Rollenrechte, Revisionssicherheit, Nährwertrechner, Produktionsplanung und API-Preisupdates – zu laufenden Gebühren.

Empfehlung: Starten Sie mit dieser Excel-Lösung, wenn Sie schnelle, belastbare Kalkulationen benötigen und Prozesse noch nicht hochgradig automatisiert sind. Ab ~500 Rezepten, >5 Nutzenden oder Bedarf an Nährwert/HACCP und Filialabgleich lohnt der Wechsel bzw. die Ergänzung um eine spezialisierte Lösung.

Eine Café-Inhaberin kalkulierte Croissants zu günstig, weil Butter in kg eingekauft, im Rezept aber in g erfasst war – der Umrechnungsfaktor fehlte. Ergebnis: −0,18 € DB pro Stück. Seit der Umstellung auf die hier beschriebene Einheitentrennung stimmt die Marge wieder. Lernen Sie aus solchen Details.

• Häufige Fehler
  • Einheitenmix: Mengen- und Preiseinheit nicht kompatibel (z. B. ml vs. l) → falsche Positionskosten.
  • USt.-Verwechslung: 7 % (Lebensmittel) vs. 19 % (Getränke/zusätzliche Leistungen) falsch gesetzt → VK brutto fehlerhaft.
  • Formeln überschreiben: Manuelles Eintippen in berechneten Spalten zerstört Automatiken (SVERWEIS, Faktoren, Runden).

• Profi-Tipps
  • Excel-Tabellen und Filter: Mit Strg+T Tabellen erzeugen, mit Strg+Umschalt+L Filter toggeln – sauber filtern und sicher erweitern.
  • Preispflege-Routine: Wöchentlich Preise aktualisieren, Änderungsdatum als Spalte führen, teure Top-5-Zutaten zuerst prüfen (80/20-Regel).
  • Rezept-Standards: Ausbeute dokumentieren (z. B. Teigverlust 3–5 %), Portionsgewichte festschreiben, F4 für absolute Zellbezüge nutzen, um Formeln sicher zu kopieren.

Bonus: Setzen Sie eine Ampel-Schwelle von 25 % als interne Warnmarke, wenn Ihr Betrieb mit höheren Rohstoffanteilen arbeitet (z. B. Spezialitätenbäckerei) – so bleibt die Steuerung realistisch. ✅