Schichtübergabe Protokoll Excel

Schichtwechsel sind Risikomomente. Informationen zu Vorkommnissen, Verantwortlichen und Status müssen ohne Lücken übergeben werden. Eine standardisierte Excel‑Vorlage sorgt dafür, dass jede Schichtleitung dieselbe Struktur nutzt: Einträge sind vergleichbar, filterbar und sofort auswertbar. Das reduziert Nachfragen und verhindert Doppelarbeit. Gleichzeitig erhält das Operations‑Management eine KPI‑Sicht auf Statusquoten und die Verteilung über Schichten und Abteilungen – ohne zusätzliche Tools.

Praktischer Effekt: In einer Frühschicht mit 18 Einträgen sehen Sie auf einen Blick, dass 8 erledigt (44,4%), 6 in Bearbeitung (33,3%) und 4 offen (22,2%) sind. Offene Fälle aus Qualitätskontrolle können gezielt an die Spätschicht übergeben werden, während Logistik‑Themen abgeschlossen werden. 🔎

• Einheitliche Dokumentation: Datum, von/an, Abteilung, Unterschrift je Übergabe.
• Sofortblick auf Status: Erledigt / In Bearbeitung / Offen inkl. Prozentquoten.
• Schnelles Finden: AutoFilter A3:H, Kopf fixiert ab Zeile 4.
• Transparenz über 3 Schichten (Früh/Spät/Nacht) und 4 Abteilungen.
• Hervorhebung offener/in Bearbeitung‑Fälle für Priorisierung.
• Reporting‑ready: Zählungen (COUNTIF) und Prozentformat 0,0%.

Tab 1 – Schichtübergabe – Protokoll/Erfassung
Spalten: Datum, Schicht (Früh/Spät/Nacht), Übergeben von, Übernommen von, Abteilung (Produktion, Logistik, Qualitätskontrolle, Verpackung), Vorkommnisse, Status (Erledigt/In Bearbeitung/Offen), Unterschrift. Der AutoFilter ist auf A3:H gesetzt; Kopfzeilen sind ab Zeile 4 fixiert. Beim Befüllen wird eine Farbcodierung gesetzt (Offen = Rot, In Bearbeitung = Gelb, Erledigt = Grün). Hinweis: Diese Farbmarkierung ist statisch und passt sich nicht automatisch an, wenn der Status später geändert wird.

Tab 2 – Übersicht – Kennzahlen
Zusammenfassung für Leitung und Opex: Statuszählung je Klasse via COUNTIF, Prozentanteile im Format 0,0%, Schichtverteilung (Früh/Spät/Nacht) inkl. Anteilen und Abteilungszählung für die vier Bereiche. Trendpfeile signalisieren die Veränderung gegenüber der Vorwoche. Die Übersicht greift ausschließlich auf die Eingaben im Protokoll zu; eine Bereinigung oder Archivierung wirkt direkt auf die Kennzahlen.

• Automationen: Statuszählung, %-Anteile, Schicht- und Abteilungs‑Verteilung.
• Navigationshilfen: AutoFilter, fixierte Kopfzeilen für schnellen Scroll.
• Gestaltung: Klare Statusfarben bei Dateneingabe, einheitliche Datenvalidierung für Dropdowns.

1. Vorlage öffnen und im Teamlaufwerk speichern. Dateiname mit Datum (z. B. Schichtprotokoll_2025‑01‑15.xlsx).
2. Optionale Stammdaten: Namen der Schichtleitungen in Datenüberprüfung pflegen, falls vorgegeben.
3. Neue Zeile im Tab „Schichtübergabe – Protokoll/Erfassung“ anlegen.
4. Datum erfassen (Strg+; setzt das aktuelle Datum).
5. Schicht per Dropdown wählen (Früh/Spät/Nacht).
6. Abteilung wählen (Produktion/Logistik/Qualitätskontrolle/Verpackung).
7. Vorkommnisse kurz, präzise beschreiben: Was? Wo? Nächster Schritt? Beispiel: „QC: Abweichung Los 24‑317, Muster gezogen, Retest 08:00.“
8. Übergeben von / Übernommen von eintragen (vollständige Namen).
9. Status setzen: Erledigt, In Bearbeitung oder Offen. Farbcodierung erscheint beim Befüllen.
10. Unterschrift bzw. Namenskürzel hinterlegen.
11. Filtern/Sortieren: Strg+Umschalt+L aktiviert den Filter; z. B. „Offen“ und „Nacht“ anzeigen.
12. Übersicht – Kennzahlen prüfen: Statusquoten, Schichtverteilung, Abteilungszahlen. Trendpfeile beachten.
13. Abschluss: Offene Punkte für nächste Schicht markieren und Übergabe bestätigen.

Warnhinweis ⚠️: Die Status‑Farben sind nicht dynamisch. Bei späterer Statusänderung die Farbe ggf. aktualisieren (erneut Status aus Dropdown wählen oder Format übernehmen).

Tipp: Fixierte Kopfzeile ab Zeile 4 hält Filter und Spaltentitel beim Scrollen sichtbar – ideal bei >200 Einträgen.

Excel punktet mit schneller Einführung, Offline‑Nutzung, hoher Flexibilität und null Zusatzlizenz. Die Vorlage liefert sofortige KPIs (Statusquoten, Schicht‑/Abteilungsverteilung) und ist für Teams mit bis zu ca. 30 Mitarbeitenden pro Bereich gut beherrschbar. Anpassungen (weitere Spalten, zusätzliche Abteilungen) sind in Minuten erledigt.

Grenzen: Gleichzeitiges Bearbeiten kann Konflikte erzeugen, ein revisionssicheres Audit‑Trail fehlt, mobile Erfassung ist eingeschränkt, Anhänge/Bilder sind umständlich, Farbcodes sind nicht dynamisch. In stark regulierten Umgebungen oder bei >200 Einträgen/Woche stößt Excel organisatorisch an Grenzen.

Alternativen: Google Sheets (gleichzeitige Bearbeitung, einfache Freigaben), CMMS/MES/Ticketsysteme (Rollen, Historie, Eskalationen, Workflows). Diese Lösungen bieten saubere Rechteverwaltung, Benachrichtigungen und oft API‑Anbindung – jedoch mit Implementierungsaufwand und laufenden Kosten.

Empfehlung: Starten Sie mit Excel für 6–8 Wochen, um Felder und Abläufe zu schärfen. Bleibt die Eintragszahl dauerhaft hoch oder sind Nachverfolgung/Audit Pflicht, migrieren Sie auf ein Ticket‑ oder Instandhaltungssystem und übernehmen Sie die bewährten Felder 1:1.

Eine Nachtschicht meldete „17 offen“. Tatsächlich waren nur 3 Fälle offen – der Filter stand noch auf „Qualitätskontrolle“. Seitdem prüft das Team vor Übergabe immer die Filterleiste. Kleine Routine, große Wirkung. ✅

Typische Fehler

• Uneinheitliche Statusnamen: „in Bearbeitung“, „In Bearb.“, „Bearbeitung“ – die COUNTIF‑Zählung bricht. Nur vordefinierte Dropdowns erlauben.
• Vergessene Filterrücksetzung: Verdeckte Einträge führen zu falschen Kennzahlen. Strg+Umschalt+L aus/an oder „Filter löschen“.
• Format‑Brüche: Freitext bei Datum/Schicht verhindert Auswertungen. Datum per Strg+; erfassen, Schicht/Abteilung nur aus Liste auswählen.

Profi‑Tipps

• Blattschutz mit Ausnahmen: Eingabefelder freigeben, Formeln/Kennzahlen sperren. So bleiben COUNTIF‑Logik und Trendpfeile stabil.
• Monatsarchiv: Am Monatsende abgeschlossene Einträge in ein Archivblatt verschieben. Übersicht bleibt schnell, KPIs bleiben aussagekräftig.
• Schnellnavigation & Sichtbarkeit: Fixierte Zeile ab 4, Alt+H+H für schnelle Farbfüllung, Strg+1 für Formatdialog. Statusfarbe bei Änderungen kurz aktualisieren.

Bonus: Legen Sie eine Hilfsspalte „Fälligkeit“ an (z. B. Datum+1 für Offene). Filtern Sie täglich auf überfällige Punkte – so rutschen keine Themen durch.