Schulden Auflistung Excel

Viele Geschäftsführungen und Buchhaltungen kämpfen nicht mit der Höhe der Verbindlichkeiten, sondern mit dem Timing. Ohne tagesaktuellen Überblick werden Mahnkosten, Skontoverluste und unnötige Kontokorrentzinsen teuer. Eine strukturierte Schulden-Auflistung in Excel schafft in wenigen Stunden Transparenz: Sie sehen, welche Beträge heute, in 7 Tagen und in 30 Tagen fällig sind und welche bereits teilweise bezahlt wurden. Das erleichtert die Priorisierung in Einkauf, Zahlungsverkehr und Liquiditätsplanung.

Die hier beschriebene Vorlage ist für KMU und Handwerk konzipiert. Sie verbindet bis zu 1.000 Verbindlichkeiten automatisch mit passenden Zahlungen, berechnet USt, Brutto, Zinsen sowie Status, und liefert Sofort-Kennzahlen auf einer Übersicht für Geschäftsführung und Controlling.

• Vier KPIs auf einen Blick: Gesamt (brutto), offen, überfällig, fällig in 30 Tagen
• 6‑Monats-Vorschau der offenen Fälligkeiten für kurzfristige Liquidität
• Kategorien-Auswertung über 15 Kostenarten (z. B. Material, Subunternehmer, Miete)
• Automatische Verknüpfung von Verbindlichkeiten und Zahlungen per ID
• Ampellogik und Datenbalken: überfällig rot, ≤ 7 Tage gelb
• Pflichtlisten für Kategorie, USt (0/7/19 %), Zahlungsart und Konto zur Fehlerreduktion

Übersicht: Startseite mit KPIs (Gesamt brutto, offen, überfällig, fällig in 30 Tagen), 6‑Monats‑Vorschau der offenen Fälligkeiten, Summen je Kategorie und kompakte Diagramme. Firmenkopf und Tagesdatum sind vorbereitet. Über EDATE und SUMIFS werden Monatswerte automatisch aggregiert.

Schulden: Stammliste der Verbindlichkeiten mit Feldern für ID, Lieferant, Belegnummer, Buchungs‑/Lieferdatum, Fälligkeit, Kategorie, Nettobetrag, USt‑Satz (0/7/19 %), USt‑Betrag und Brutto. Automatiken: USt = Netto × Satz; Brutto = Netto + USt; Bisher bezahlt = SUMIFS aus dem Tab Zahlungen je ID; Offen = MAX(Brutto − bezahlt, 0); Monatliche Zinsen = Offen × Zinssatz p.a. / 12; Status (Bezahlt/Teilbezahlt/Offen); Tage bis Fälligkeit und Überfällig‑Flag. Ampellogik und Datenbalken unterstützen die Priorisierung (rot überfällig, gelb ≤ 7 Tage). Pflichtlisten für Kategorie, USt, Zahlungsart und Konto minimieren Eingabefehler.

Zahlungen: Erfassung von Zahlungseingaben mit Datum, Betrag, Zahlungsart und Konto. Jede Zahlung referenziert die Verbindlichkeits‑ID und speist die Offenen‑Posten‑Berechnung via SUMIFS. Teilzahlungen werden korrekt berücksichtigt. Die Übersicht summiert überfällige und in 30 Tagen fällige Posten automatisch und zeigt Trends über 6 Monate.

1. Stammdaten setzen: Im Tab Übersicht Firmenkopf, Startmonat und (optional) Zinssatz p.a. eintragen. Im Tab Schulden Kategorienliste (15 Kostenarten) prüfen. Zahlungsarten/Konten hinterlegen.
2. IDs definieren: Eindeutige Struktur, z. B. V-2025-001. Jede Rechnung bekommt genau eine ID.
3. Verbindlichkeiten erfassen: Lieferant, Kategorie, Nettobetrag, USt‑Satz (0/7/19 %), Fälligkeit eingeben. USt‑Betrag und Brutto berechnen sich automatisch.
4. Zahlungen buchen: Im Tab Zahlungen Datum, Betrag, Zahlungsart/Konto erfassen und die passende ID auswählen. Teilzahlungen sind erlaubt.
5. Abgleich prüfen: In Schulden sehen Sie Bisher bezahlt, Offen, Status und Tage bis Fälligkeit. Ampel beachten: Rot zuerst, Gelb als Nächstes.
6. Liquidität planen: In der Übersicht die 6‑Monats‑Vorschau und Kategorie‑Summen für die Zahlungsreihenfolge nutzen. Skontofristen im Blick behalten.
7. Wöchentlich schließen: Wenn Offen = 0, Status prüfen und Posten filtern/archivieren. Differenzen zeitnah klären.
8. Bericht exportieren: Übersicht als PDF an Geschäftsführung/Bank senden.

Beispiel: Lieferant X, 3.500 € netto, 19 %, Fälligkeit 15.01.; Teilzahlung 2.000 € am 10.01. Offen: 2.165 € brutto, Status Teilbezahlt.

⚠️ Warnhinweis: IDs müssen einzigartig sein; sperren Sie Formeln und validieren Sie USt‑Sätze, um Fehlzuordnungen zu vermeiden.

💡 Tipp: Mit Strg+; Datum einfügen, mit Strg+Umschalt+; Uhrzeit, mit Strg+T Bereich in Tabelle umwandeln (saubere Filter und strukturierte Verweise).

Stärken von Excel: Schnell einsatzfähig, geringe Kosten, volle Transparenz der Berechnungen, flexible Anpassung an 15+ Kategorien, einfache Anbindung an Bank- oder DATEV‑Exporte per CSV/Power Query. Für KMU/Handwerk mit bis zu 1.000 Verbindlichkeiten und kleinen Teams (≤ 5 Personen) oft die pragmatischste Lösung.

Grenzen: Manuelle Pflege, Versionsführung und Mehrbenutzer‑Bearbeitung sind heikel, kein revisionssicheres Protokoll, keine automatische Belegprüfung (3‑Way‑Match), keine Buchung ins Hauptbuch. Bei > 500 Rechnungen pro Monat, komplexen Freigabe‑Workflows oder mehreren Gesellschaften stoßen Sie an Grenzen.

Alternativen: Buchhaltungs‑ und AP‑Tools (z. B. DATEV Unternehmen online, sevDesk, Lexware, Candis, GetMyInvoices) oder ERP‑Einkaufsbuch (z. B. SAP Business One, Odoo) bieten Workflows, Beleglesung und Rollenrechte. Empfehlung: Nutzen Sie die Excel‑Vorlage für kurzfristige Liquiditätssteuerung und Priorisierung. Wenn Volumen und Compliance steigen, ergänzen/ersetzen Sie sie durch ein AP‑Modul – füttern Sie die Excel‑Übersicht weiterhin automatisiert mit Exporten für die 6‑Monats‑Vorschau.

Häufige Fehler

• Doppelte IDs: Eine Zahlung wird zwei Posten zugeordnet, Offene-Summen stimmen nicht. Lösung: Eindeutige ID‑Regel und Datenüberprüfung auf Duplikate.
• Falscher USt‑Satz (7 % statt 19 %): Verzerrt Brutto, Status und Zinsen. Anekdote: Ein Dachdeckerbetrieb verbuchte Fremdleistungen mit 7 % – die Übersicht zeigte 2.100 € zu wenig offen. Nach Umstellung der Pflichtliste war das Problem erledigt.
• Fälligkeiten ohne Skonto: Zahlungsziele werden nett statt effektiv gepflegt. Folge: Skonto geht verloren, Überfälligkeiten häufen sich. Besser: Spalte Skonto‑Datum ergänzen und gelb markieren.

Profi‑Tipps

• Schutz & Struktur: Formeln sperren, nur Eingabefelder entsperren; Blatt schützen. Mit Strg+1 Zellformate, mit F4 absolute Bezüge setzen.
• Power Query nutzen: Lieferanten‑OPOS aus DATEV/Bank als CSV einlesen und die Tabs Schulden/Zahlungen automatisch aktualisieren. So sinkt der Pflegeaufwand deutlich.
• Analyse beschleunigen: Strg+Umschalt+L für Filter, Alt+= für Summen. Eigene bedingte Formatierung: Formel =HEUTE()-Fälligkeitsdatum>0 für rot; ≤7 Tage für gelb. Datenbalken visualisieren offene Beträge je Posten.